Implementacja jednolitej stopki mailowej zgodnej ze standardem TSTRONIC.
Procedura wdrożenia dla pracownika obecnie zatrudnionego w TSTRONIC.
a) za implementacje odpowiedzialny jest każdy pracownik osobiście przy wsparciu swojego przełożonego;
b) po wprowadzeniu stopek do programu Outlook proszę o przesłanie pustego maila na adres wojciech.tylinski@tstronic.eu celem weryfikacji funkcjonalności działania linków i zawartości stopki, weryfikacji takiej należy dokonać dla każdej wersji stosowanego podpisu (w przypadku wdrożenia dwóch wersji językowych dla stopki pełnej i skróconej należy przesłać cztery maile podpisane poszczególnymi wersjami);
c) proszę nie stosować nowej stopki do momentu otrzymania maila o treści „OK” w odpowiedzi na każdą wiadomość weryfikacyjną.
Procedura wdrożenia dla pracownika rozpoczynającego pracę w TSTRONIC.
a) za przygotowanie informacji do stopki (nazwa stanowiska, numery telefonów, adres email) odpowiada przełożony nowo zatrudnionej osoby;
b) ww. informacje przekazuje następnie osobie odpowiedzialnej za przygotowanie sprzętu komputerowego;
c) stopka jest tworzona przez osobę przygotowującą sprzęt komputerowy dla nowego pracownika (m.in. instalacja oprogramowania niezbędnego do pracy, utworzenie kont systemie Tempero, Kronos, Outlook itd.);
d) po przekazaniu laptopa/komputera do dyspozycji nowo zatrudnionej osoby, proszę jako pierwszą czynność, jeszcze przed rozpoczęciem korzystania z poczty, przeprowadzić jej weryfikacje przesyłając pustego maila na adres: wojciech.tylinski@tstronic.eu Weryfikacji takiej należy dokonać dla każdej wersji stosowanego podpisu (w przypadku wdrożenia dwóch wersji językowych dla stopki pełnej i skróconej należy przesłać cztery maile podpisane poszczególnymi wersjami);
e) proszę nie stosować nowej stopki do momentu otrzymania maila o treści „OK” w odpowiedzi na każdą wiadomość weryfikacyjną.
Instrukcja implementacji w programie Outlook.
1. Skopiuj poniższy wzór (trzymając lewy klawisz myszy zaznacz całość poniższego tekstu i grafiki).
| Pozdrawiam Imię Nazwisko Stanowisko |
|
T: +48 58 322 2X XX M: +48 XXX XXX XXX E: imie.nazwisko@tstronic.eu TSTRONIC Benzynowa 19 83-011 Gdańsk, Polska |
 |
www.tstronic.eu |
2. Po zaznaczeniu całego zakresu puść lewy przycisk i wciśnij prawy a następnie wybierz opcje Kopiuj.
3. Teraz czas na zainstalowanie stopki w Outlook oraz wprowadzenie swoich danych. W tym celu w programie Outlook wybierz opcje Nowa wiadomość email a następnie po otwarciu okna z nową wiadomością, opcje Podpis, z rozwijanego menu wybierz Podpisy.
4. Otworzy się okno podpisów, gdzie wybierz opcje Nowy.
5. Wpisz nazwę stopki (dzięki temu będziesz mógł np. po napisaniu maila w języku angielskim wybrać stopkę w wersji angielskiej aby go podpisać).
6. W oknie nowego podpisu wklej wcześniej skopiowaną zawartość przy użyciu opcji Zachowaj formatowanie źródłowe.
7. W tej chwili, rezultat Twoich działań powinien wyglądać jak w poniższym oknie.
8. Rozpocznij wprowadzanie swoich danych w odpowiednie miejsca (naprowadzamy kursor na linie jaką chcemy zmienić i kasujemy dane z wzoru (backspace) oraz wprowadzamy swoje dane). Pamiętaj o zachowaniu wielkości czcionki 10 oraz pogrubienia (bold) przy imieniu i nazwisku, tak jak we wzorze (przy kasowaniu danych czcionka może wrócić do domyślnej wielkości 9 - należy to ręcznie zmienić przy każdej modyfikowanej linii).
Zakres informacji jakie należy uzupełnić to:
a) Imię i nazwisko;
b) stanowisko;
c) numery telefonów ze spacjami, tak jak we wzorcu (jeżeli nie dysponujesz telefonem komórkowym, dalej znajdziesz instrukcje postępowania);
d) adres email.
Jeżeli popełnisz błąd (np. wykasujesz większą niż zakładałeś ilość liter lub linii), możesz użyć opcji Usuń i rozpocząć całą procedurę od początku.
Po wprowadzeniu danych, stopka powinna wyglądać jak poniżej.
W sytuacji, kiedy nie masz służbowego telefonu komórkowego, należy usunąć linie rozpoczynającą się od M. W tym celu:
a) zaznacz całą linie M: +48 XXX XXX XXX;
b) usuń ją wciskając backspace;
c) wciśnij jeszcze raz backspace.
Teraz Twoja stopka będzie wyglądała jak poniżej (nie ma pustej linii pomiędzy numerem stacjonarnym a adresem email).
9. Sprawdź czy stopka wygląd jak wzorzec i czy wpisane dane są poprawne (będziesz mógł je później edytować) i jeżeli wszystko jest ok, wciśnij Zapisz – gotowe!
10. Czas na stopkę w wersji angielskiej, skopiuj poniższą stopkę i przejdź do punktu 4 instrukcji. Postępuj tak samo jak przy wersji polskiej, pamiętaj aby:
a) nazwać stopkę w sposób, który jednoznacznie powoli je rozróżnić;
b) podać nazwę stanowiska w języku angielskim.
| Best Regards Name Surname Job title |
|
|
T: +48 58 322 2X XX M: +48 XXX XXX XXX E: name.surname@tstronic.eu TSTRONIC Benzynowa 19 83-011 Gdańsk, Poland |
|
|
www.tstronic.eu |
11. Program Outlook pozwala nam na zastosowanie dwóch wersji stopki domyślnej, pierwszą (nazwijmy ją pełną) do podpisania pierwszego maila oraz drugą (skróconą) do odpowiedzi w nawiązanej już korespondencji. Ujednolicenie podpisów mailowych w TSTRONIC obejmuję także ten zakres, tym samym, zaimplementować należy jeszcze stopki skrócone w dwóch wersjach językowych. Skopiuj poniższe skróty i korzystając z powyższej instrukcji dodaj do listy podpisów odpowiednio je nazywając (np. Stopka PL krótka, Stopka ENG krótka).
| Pozdrawiam Imię Nazwisko Stanowisko |
| Best Regards Name Surname Job title |
12. Na tym etapie program Outlook dysponuje czterema wersjami podpisów, ustawmy zatem domyślny. Wejdź do „Podpisów” (pkt. 3), i zaznacz w poniżej wskazanych polach jaki podpis będzie automatycznie dodawany do Twojej korespondencji (będzie to pełna wersja stopki w języku polskim). Dodatkowo ustaw krótką wersje PL jako używaną w odpowiedziach i wciśnij OK.
13. W sytuacji prowadzenia korespondencji z klientem niepolskojęzycznym, możesz zmienić podpis pod mailem kierując na niego kursor i wciskając prawu przycisk myszy. Ukażę się wtedy lista ze wszystkimi dostępnymi podpisami, wystarczy wybrać odpowiedni i potwierdzić lewym przyciskiem.
